Почему стоит переходить на электронное управление

В последнее время говорится много о реформах на пути к электронному управлению и интенсификации государственно-управленческих процессов. Открываются центры предоставления административных услуг для населения, веб-порталы ведомств становятся интерактивными, появился инструмент петиций, внедряется система электронных закупок и т. п. Но кое-что остается неизменным — документооборот в сегменте государственного управления, как и раньше, является инертным и высокозатратным.

По данным портала Єdata, который позволяет отслеживать использование публичных средств, легко узнать, сколько тратится на бумагу и канцелярию в органах государства и местного самоуправления. Оказалось — миллионы гривень.

Например, в управлении делами Верховной Рады Украины, конечно, придется покупать уничтожитель бумаги за 5997 грн, потому что их в ноябре в 2015 году было закуплено на 454 800.00 грн. Перезарядка отработанных картриджей к печатающим устройствам стоила 38 955 грн, а чернила к ним — 88 997 грн. На закупку многофункциональных печатных устройств и принтеров было потрачено 402 728 грн. Ежедневники стоили 99 204 грн, папки с тиснением — 21 600 грн, стенографические блокноты обошлись в 529 200 грн за декабрь. Ручек шариковых осенью было закуплено на сумму в 17 276 грн. Самое интересное, что на такую ​​мелочь как точилки было потрачено 11 440,80 грн. Даже если допустить, что цена такой точилки 1 грн, странно, что на каждого из 450 народных депутатов приходится около 25 точилок.

Данные с портала публичных финансов Украины Єdata

Не лучше ли эквивалентно больше тратить на ежегодные премии Верховной Рады Украины молодым ученым, чем на бумагу?

Данные с портала публичных финансов Украины Єdata

Секретариат Кабмина 28 декабря рассчитался за писчую бумагу на сумму 196 272 грн, за картриджи — 133 619 грн (такие показатели — почти во всех министерствах ежемесячно), за канцтовары — 72 332 грн, на полиграфическую продукцию в месяц тратится от 50 до 150 тысяч гривень.

На первом этаже КАБИНЕТА МИНИСТРОВ УКРАИНЫ / Фото Сергея АНДРУШКО, «Радио Свобода»

Идентичная ситуация — в органах местного самоуправления. Так, Киевский городской совет за сентябрь 2015 года на заправку картриджей потратил 80 тысяч 286 гривень, за октябрь — 317 964 грн. На эту операцию ЧП «ЭКО-АТЛАНТ-СЕРВИС» едва ли не ежемесячно перечисляется около 25 тысяч гривень. За удостоверения и чехлы было отдано 79 200 грн, сообщается на сайте Єдата.

Это «пожирание» бумаги и печатных материалов является наследием «совка», которое осталось нам по инерции, или за «освоением» немалых бюджетных средств по этим статьям скрывается чья-то выгода? В любом случае, такое расходование средств налогоплательщиков кажется нерациональным и требует радикальной оптимизации.

При этом внедрение системы электронного документооборота позволит не только экономить средства, но и повысить эффективность деловых процессов за счет сокращения времени на обмен документами, простоты и удобства в использовании и, в конце концов, быть экологически ответственным.

Эксперт Агентства электронного управления Украины Яника МЕРИЛО считает, что электронный документооборот — одна из основ электронного управления и услуг.

«Без систематизации и автоматизации процессов, решений, систем и стандартов не может быть и полноценных электронных услуг», — подчеркнула Мерило в комментарии «Дню».

По ее мнению, важная часть документооборота — электронная цифровая подпись, которая у нас юридически существует, но по сути не используется даже близко к возможному потенциалу. Это реальная экономия денег, когда можно дать подпись с любого места за 30 секунд а не ждать в очередях, перевозить документы между различными местами и т. п.

«В Эстонии и Европе используются различные решения, но главное, что государственные системы документооборота должны состыковаться между собой через одни стандарты для обмена данными. Я и специалисты рекомендуем в последнее время систему документооборота Alfresco. Она успешно внедрена в некоторых городах и ​​министерствах, например, во Львове. Это открытая и в основном бесплатная система», — рассказала Яника Мерило.